La escalabilidad hace referencia a la capacidad de un sistema, en este caso un software ERP, para crecer y adaptarse de manera eficiente a medida que aumentan las necesidades de una empresa y evolucionan sus operaciones.

Esto implica que el sistema tenga la capacidad de adaptarse a un incremento en el número de usuarios, almacenamiento, funcionalidades y procesos sin comprometer su rendimiento ni su funcionalidad. Esta flexibilidad permite que las organizaciones crezcan de manera continua y se adapten a cambios en el mercado o a dinámicas dentro de la misma empresa.

Cuando una empresa experimenta éxito y atrae más clientes, o cuando planea expandirse a nuevos mercados o incrementar sedes, un software no escalable puede generar problemas como limitaciones en número de usuarios, caídas del sistema y/o la necesidad de adquirir o utilizar sistemas adicionales. Estos desafíos no solo afectan la experiencia del usuario, sino que también ralentizan las operaciones internas y limitan la capacidad de escalar el negocio de manera efectiva.

De esta manera, un software escalable te permite:

1. Crecimiento empresarial: Las empresas no permanecen estáticas; crecen, se diversifican y se expanden hacia nuevas sedes o mercados. De este modo, se proporciona una plataforma flexible que puede soportar más usuarios concurrentes y crecer junto con la empresa, sin limitar sus operaciones ni su capacidad de respuesta.
2. Adaptación al mercado y a los cambios legislativos: El mercado y las industrias son cambiantes. La escalabilidad permite a las organizaciones adaptarse a nuevas normativas y tendencias del mercado sin comprometer su productividad y competitividad. Por ejemplo, en el caso de salud pública, contar con un sistema que permita las actualizaciones de ley y de normatividad como los RIPS.
3. Integración de nuevos módulos: Las empresas pueden agregar nuevos módulos (Contables, financieros, administrativos y/o asistenciales) y funcionalidades a su sistema ERP a medida que crecen, sin necesidad de implementar otro sistema de información adicional. Esto facilita la gestión de un mayor volumen de datos y usuarios, sin perder oportunidades de negocio debido a limitaciones con su sistema.
4. Automatización de Procesos: Integra nuevos procesos y automatizaciones adaptadas al núcleo de cada empresa para mejorar la eficiencia operativa.

Por estas razones, al considerar la elección de un software ERP, es fundamental evaluar la capacidad de escalabilidad del sistema. Esta juega un papel crucial en el éxito y la continuidad del negocio a largo plazo, no solo optimizando las operaciones, sino también preparando a la organización para enfrentar futuros desafíos.

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) se han convertido en una herramienta útil para integrar y gestionar eficientemente los recursos de una empresa. La elección de un software ERP adecuado implica una evaluación de diferentes aspectos, desde el análisis interno de la empresa hasta la comparación de diferentes proveedores, incluyendo la demostración del producto. Entre los criterios fundamentales que deberían considerarse, se encuentra el soporte técnico, que no solamente implica la resolución de problemas y el apoyo para usuarios del sistema, sino un servicio esencial que permite la correcta adopción y optimización del uso del sistema de información en una organización. 

¿Qué es el soporte técnico y por qué es crucial? 

En un sistema de información, el soporte técnico comprende un conjunto de servicios que se brinda a las empresas para ayudarles en el óptimo funcionamiento del software y la continua satisfacción de los usuarios que lo utilizan. Desde la capacitación inicial hasta la resolución de problemas, este es un respaldo importante para que las organizaciones puedan operar de manera continua y evitar tiempos de inactividad. 

Al adquirir un software ERP, el soporte técnico brindará capacitación para los diferentes módulos que se encuentran interconectados (contables, administrativos y/o asistenciales). Durante su uso, se proporcionará asistencia en caso de problemas como inconsistencias, errores y/o desconocimiento en la ejecución de tareas (por ejemplo, errores en parámetros de informes, problemas en la generación de nómina debido a la falta de digitación de la información, y malas configuraciones de interfaces entre módulos, etc). 

Es prioritario que los proveedores de software ERP ofrezcan un soporte técnico accesible y diversificado, que incluya modalidades como soporte presencial y remoto. Además, la capacitación efectiva de los usuarios y brindar recursos como plataformas de aprendizaje son esenciales para maximizar el aprovechamiento de las funcionalidades del ERP. 

Ventajas del soporte remoto  

– Accesibilidad y Rapidez: Tiempo de respuesta más corto al evitar desplazamientos físicos.  

-Menos costos: No es necesario que los técnicos se desplacen físicamente, lo que puede resultar en ahorros significativos en costos de viaje y tiempo invertido.  

-Flexibilidad horaria: Disponibilidad para recibir soporte en cualquier momento dentro de los horarios establecidos, sin depender de la agenda de los técnicos para tenerlos en la ubicación. 

Ventajas del soporte en sitio:  

-Interacción directa: Los técnicos pueden interactuar personalmente con el personal de la empresa, lo que facilita una comprensión más profunda de los problemas y necesidades específicas.  

-Planear atención de diferentes requerimientos durante la visita: Al tener una agenda programada en sitio, se podrían organizar la revisión de diferentes requerimientos durante la jornada.  

-Capacitación en sitio: Oportunidad de realizar formaciones directamente en las instalaciones de la empresa, mejorando la comprensión del entorno operativo. 

De esta manera, el soporte técnico en la elección y uso de un software ERP no solo es un servicio adicional, sino un aspecto clave en los procesos operativos de una empresa. Al seleccionar un ERP con un soporte técnico efectivo, las organizaciones pueden contar con un respaldo ante inconvenientes que se presenten en su actividad diaria y mejorar la satisfacción de sus colaboradores.  

La experiencia del paciente se ha convertido en un aspecto esencial que define el éxito de las instituciones médicas. La tecnología no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también ayuda a que la experiencia del paciente sea mejor, haciéndola más efectiva y amigable.

Mejora en la eficiencia operativa: Un sistema de información puede automatizar procesos administrativos como el registro de pacientes, la programación de citas y la facturación, lo que reduce el tiempo que necesita el personal para realizar tareas rutinarias y permite un mayor enfoque en la atención al paciente. Esta automatización no solo reduce los tiempos de espera, sino que también minimiza los errores y optimiza el flujo de trabajo.

Trazabilidad del paciente: Contar con un buen software ERP permitirá la autogestión de citas por parte del paciente, haciendo el proceso de manera fácil, ya sea por citas web, WhatsApp o Call Center (dependiendo del sistema de información).  Esto mejora el proceso de la admisión, volviéndolo más ágil para el ingreso y control de la facturación. Estas funcionalidades brindan mayor practicidad al paciente y a la entidad.

Historia Clínica Electrónica (HCE): La HCE facilita la comunicación entre médico y paciente al permitir un seguimiento más detallado y confiable sobre el historial médico. Algunos sistemas permiten enviar la historia clínica por correo electrónico tras una cita, algo que ayuda a brindar un servicio continuo y satisfactorio.

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Una IPS dedicada a actividades médicas y de apoyo diagnóstico enfrentaba varios problemas con sus sistemas de información. La clínica operaba con dos sistemas diferentes que no se comunicaban eficientemente, lo que causaba algunos inconvenientes en su operación diaria, como por ejemplo:

Gestión de citas:  Los pacientes llegaban a sus citas, pero estas no estaban registradas correctamente, resultando en citas perdidas y duplicadas.

Falta de integración entre facturación y contabilidad: El uso de dos sistemas que no se integraban eficientemente, implicaba la digitación manual de datos y el riesgo de duplicar información, generando inconsistencias al momento de conciliar.

Limitación de crecimiento: El software actual no permitía a la IPS expandirse ni manejar un mayor volumen de usuarios y servicios.

Al implementar SAFIX SaaS, integraron sus procesos en un único programa. A continuación algunos de las mejoras más destacables:

Integración: SAFIX posibilitó la centralización de módulos financieros y asistenciales en único sistema, simplificando así su gestión diaria.

Trazabilidad desde la admisión de la cita hasta la facturación: La facturación se realiza de manera automatizada, desde la admisión del paciente hasta la facturación a la EPS, sin necesidad de integración adicional con algún software contable.

Escalabilidad: La IPS actualmente cuenta con más de 20 sedes, ampliando su capacidad para atender a más usuarios.

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Contar con un software ERP (Enterprise Resource Planning) es crucial para optimizar procesos e integrar diversas áreas empresariales. Sin embargo, para maximizar sus beneficios, es esencial que los usuarios reciban una capacitación adecuada.  

Es común durante la implementación de un nuevo software, o el uso del software actual, que los usuarios se sientan desorientados o no tengan conocimiento suficiente del programa. Esto puede deberse a la novedad del sistema, a nuevos procesos o, en el caso de un software ya existente, a la posibilidad de que los usuarios olviden cómo realizar ciertos procedimientos o que se incorporen nuevas personas que no conocen el sistema. 

La falta de conocimiento puede resultar en reprocesos y errores que afectan la eficiencia operativa. Por ejemplo, si un usuario no sabe cómo ingresar correctamente los datos en el software, es probable que cometa errores al digitar la información. Estos errores requerirán tiempo y recurso adicional para ser corregidos. 

De este modo, una buena capacitación no solo facilita la adaptación y adopción del nuevo sistema, o la optimización del sistema actual, sino que también ayuda a que los usuarios se sientan cómodos y seguros al utilizarlo. Esto, a su vez, podría mejorar la eficiencia general de la empresa.  

Beneficios de la capacitación en software ERP 

Mayor eficiencia operativa: La capacitación permite a los usuarios conocer el sistema y sus características, explorar y aprovechar las capacidades y funcionalidades del ERP, proporcionando así una gestión más ágil y una operación más eficiente. 

Mejor comunicación interna: Una formación adecuada facilita la colaboración entre diferentes áreas al permitir compartir información de manera efectiva y más precisa. 

Seguridad en el uso del sistema: Los usuarios capacitados son menos propensos a cometer errores en la digitación de la información.  

Mejora la toma de decisiones informadas: Una formación constante permite que los usuarios comprendan los datos provenientes de los módulos financieros, administrativos y/o asistenciales, confíen en su precisión y puedan utilizarlos para la toma de decisiones informadas.  

En Xenco ofrecemos diferentes modalidades de capacitación. Si desea capacitarse en nuestro Software ERP, contáctenos.  

Un hospital público de primer nivel en Antioquia optó por Xenco para resolver los reprocesos en su gestión hospitalaria. Anteriormente, enfrentaba varios desafíos en su operación diaria, como la falta de integración entre dos sistemas de información, dificultades en el control y seguimiento de la gestión presupuestal, así como la falta de conciliación e interfaces entre los diferentes módulos como contabilidad e inventario, la gestión manual de nómina, entre otros.

Xenco ofreció su software ERP SX ADVANCED en modalidad On premise, lo que permitió información en tiempo real y una integración eficaz entre módulos (contables, administrativos y asistenciales), automatizando procesos de facturación, radicación, glosas, inventario y nómina, mejorando así la eficiencia hospitalaria.

Con SX ADVANCED, el hospital pudo cumplir con las normativas (Resolución 3280, 2193, 256 y circulares como 030, 1604, 009, 014) del sector de manera oportuna. Esta solución ha ayudado a optimizar sus procesos y a mejorar la calidad de su atención.

En el mundo empresarial y digital, tu información es valiosa. Por lo tanto, es prioritario manterla segura y respaldada. Aquí te dejamos algunos consejos para mantener protegidos tus backups:

¿Qué es un Backup? Es una copia de seguridad de tus datos almacenada en un lugar seguro, crucial para recuperar la información en caso de accidentes, ataques cibernéticos o desastres.

• Frecuencia de respaldo: Identifica los datos esenciales y realiza constantemente copias de seguridad de tu información (diaria, semanal, mensual, etc.).
• Control de acceso: Limita el acceso solo a usuarios autorizados con políticas adecuadas.
  Crea contraseñas con caracteres aleatorios que incluyan letras, números y símbolos.
• Politicas de seguridad : Instala firewalls para monitorear y limitar el acceso no autorizado, así como para bloquear posibles ataques.
• Encripta tus copias de seguridad: Asegura la privacidad de la información mediante el uso de cifrado.
• Almacena fuera del sitio: Guarda copias en ubicaciones distintas para prevenir desastres físicos o robos. Considera unidades externas (discos duros, USB) o almacenamiento en la nube.
• Verificación periódica: Almacena backups y revisa periódicamente que contengan la información correcta.

Una estrategia sólida de backups es tu mejor defensa contra la pérdida de datos.