Una IPS dedicada a actividades médicas y de apoyo diagnóstico enfrentaba varios problemas con sus sistemas de información. La clínica operaba con dos sistemas diferentes que no se comunicaban eficientemente, lo que causaba algunos inconvenientes en su operación diaria, como por ejemplo:

Gestión de citas:  Los pacientes llegaban a sus citas, pero estas no estaban registradas correctamente, resultando en citas perdidas y duplicadas.

Falta de integración entre facturación y contabilidad: El uso de dos sistemas que no se integraban eficientemente, implicaba la digitación manual de datos y el riesgo de duplicar información, generando inconsistencias al momento de conciliar.

Limitación de crecimiento: El software actual no permitía a la IPS expandirse ni manejar un mayor volumen de usuarios y servicios.

Al implementar SAFIX SaaS, integraron sus procesos en un único programa. A continuación algunos de las mejoras más destacables:

Integración: SAFIX posibilitó la centralización de módulos financieros y asistenciales en único sistema, simplificando así su gestión diaria.

Trazabilidad desde la admisión de la cita hasta la facturación: La facturación se realiza de manera automatizada, desde la admisión del paciente hasta la facturación a la EPS, sin necesidad de integración adicional con algún software contable.

Escalabilidad: La IPS actualmente cuenta con más de 20 sedes, ampliando su capacidad para atender a más usuarios.

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Contar con un software ERP (Enterprise Resource Planning) es crucial para optimizar procesos e integrar diversas áreas empresariales. Sin embargo, para maximizar sus beneficios, es esencial que los usuarios reciban una capacitación adecuada.  

Es común durante la implementación de un nuevo software, o el uso del software actual, que los usuarios se sientan desorientados o no tengan conocimiento suficiente del programa. Esto puede deberse a la novedad del sistema, a nuevos procesos o, en el caso de un software ya existente, a la posibilidad de que los usuarios olviden cómo realizar ciertos procedimientos o que se incorporen nuevas personas que no conocen el sistema. 

La falta de conocimiento puede resultar en reprocesos y errores que afectan la eficiencia operativa. Por ejemplo, si un usuario no sabe cómo ingresar correctamente los datos en el software, es probable que cometa errores al digitar la información. Estos errores requerirán tiempo y recurso adicional para ser corregidos. 

De este modo, una buena capacitación no solo facilita la adaptación y adopción del nuevo sistema, o la optimización del sistema actual, sino que también ayuda a que los usuarios se sientan cómodos y seguros al utilizarlo. Esto, a su vez, podría mejorar la eficiencia general de la empresa.  

Beneficios de la capacitación en software ERP 

Mayor eficiencia operativa: La capacitación permite a los usuarios conocer el sistema y sus características, explorar y aprovechar las capacidades y funcionalidades del ERP, proporcionando así una gestión más ágil y una operación más eficiente. 

Mejor comunicación interna: Una formación adecuada facilita la colaboración entre diferentes áreas al permitir compartir información de manera efectiva y más precisa. 

Seguridad en el uso del sistema: Los usuarios capacitados son menos propensos a cometer errores en la digitación de la información.  

Mejora la toma de decisiones informadas: Una formación constante permite que los usuarios comprendan los datos provenientes de los módulos financieros, administrativos y/o asistenciales, confíen en su precisión y puedan utilizarlos para la toma de decisiones informadas.  

En Xenco ofrecemos diferentes modalidades de capacitación. Si desea capacitarse en nuestro Software ERP, contáctenos.