Un hospital público de primer nivel en Antioquia optó por Xenco para resolver los reprocesos en su gestión hospitalaria. Anteriormente, enfrentaba varios desafíos en su operación diaria, como la falta de integración entre dos sistemas de información, dificultades en el control y seguimiento de la gestión presupuestal, así como la falta de conciliación e interfaces entre los diferentes módulos como contabilidad e inventario, la gestión manual de nómina, entre otros.

Xenco ofreció su software ERP SX ADVANCED en modalidad On premise, lo que permitió información en tiempo real y una integración eficaz entre módulos (contables, administrativos y asistenciales), automatizando procesos de facturación, radicación, glosas, inventario y nómina, mejorando así la eficiencia hospitalaria.

Con SX ADVANCED, el hospital pudo cumplir con las normativas (Resolución 3280, 2193, 256 y circulares como 030, 1604, 009, 014) del sector de manera oportuna. Esta solución ha ayudado a optimizar sus procesos y a mejorar la calidad de su atención.

En el mundo empresarial y digital, tu información es valiosa. Por lo tanto, es prioritario manterla segura y respaldada. Aquí te dejamos algunos consejos para mantener protegidos tus backups:

¿Qué es un Backup? Es una copia de seguridad de tus datos almacenada en un lugar seguro, crucial para recuperar la información en caso de accidentes, ataques cibernéticos o desastres.

• Frecuencia de respaldo: Identifica los datos esenciales y realiza constantemente copias de seguridad de tu información (diaria, semanal, mensual, etc.).
• Control de acceso: Limita el acceso solo a usuarios autorizados con políticas adecuadas.
  Crea contraseñas con caracteres aleatorios que incluyan letras, números y símbolos.
• Politicas de seguridad : Instala firewalls para monitorear y limitar el acceso no autorizado, así como para bloquear posibles ataques.
• Encripta tus copias de seguridad: Asegura la privacidad de la información mediante el uso de cifrado.
• Almacena fuera del sitio: Guarda copias en ubicaciones distintas para prevenir desastres físicos o robos. Considera unidades externas (discos duros, USB) o almacenamiento en la nube.
• Verificación periódica: Almacena backups y revisa periódicamente que contengan la información correcta.

Una estrategia sólida de backups es tu mejor defensa contra la pérdida de datos.

Para una exitosa implementación de un software ERP es importante:

Contar con un proveedor con experiencia certificada en implementaciones exitosas. La selección de un proveedor confiable y experimentado puede marcar la diferencia en el éxito del proyecto.

• Contar con la participación de diferentes áreas dentro de una empresa. La supervisión de estas es fundamental para conocer realmente los requisitos y asegurar el logro del proyecto. De esta manera, se podrá tener una visión más completa de los procesos y operaciones que necesitan ser integrados y automatizados.
• Cumplir con los compromisos establecidos en el cronograma pactado y presentado, tanto por parte del equipo de trabajo interno como por parte del proveedor. De este modo, se podrán evitar retrasos innecesarios en el proceso de implementación.
• El apoyo de la gerencia también es crucial para el éxito de la implementación del software ERP. La alta dirección debe estar comprometida con el proyecto y brindar el respaldo necesario para asegurar que se asignen los recursos adecuados y se tomen las decisiones correctas.

El tiempo de implementación de un ERP puede variar dependiendo del tipo de software ERP elegido, así como de las exigencias específicas del proceso. Por lo tanto, es importante tener en cuenta estos factores al planificar el proyecto y establecer expectativas realistas en cuanto al tiempo de implementación. En resumen, para una implementación exitosa de un software ERP se requiere una planificación adecuada, un buen equipo de trabajo, un proveedor experimentado y un compromiso por ambas partes.

La búsqueda de un software ERP es un proceso largo que requiere tiempo, esfuerzo y dedicación. Para asegurarse de encontrar el software que mejor se adapte a sus necesidades, siga estos consejos

1. Identifique sus requisitos: Analice y defina los requisitos necesarios para seleccionar el producto a partir de las necesidades de la compañía. ¿Qué procesos deben integrarse? ¿Qué operaciones necesitan automatización? ¿Prefiere un sistema On premise o Saas?
2. Realice una investigación: Una vez que sepa qué funcionalidades necesita, compare los diferentes proveedores de software ERP en el mercado. Considere los módulos que necesita y también el precio, ¿qué software ERP está dentro del presupuesto? Al realizar este paso, será más fácil descartar los sistemas que no sean adecuados para su negocio.
3. Pruebe el software: Antes de tomar una decisión definitiva, asegúrese de conocer el software ERP con un demo. Esto le permitirá comprobar sus funcionalidades y evaluar sus beneficios.
4. Elija al mejor proveedor: Es importante elegir un proveedor con experiencia, solidez y una metodología de implantación probada con éxito en diferentes proyectos. Evalúe sus conocimientos, innovación y base instalada de clientes. Asegúrese que lo exigido técnicamente pueda ser cumplido. Adicionalmente, valore la posibilidad de personalizar o adaptar el software a sus necesidades específicas.

Siguiendo estos cuatro pasos, podrá encontrar el mejor software ERP para su empresa. Recuerde que la implementación de un sistema ERP es una inversión importante y una decisión que puede tener un gran impacto en el éxito de su negocio, por lo que es fundamental tomarse el tiempo necesario para tomar una elección bien informada.

Un software ERP en la nube es un sistema de planificación de recursos empresariales que se aloja en la plataforma en línea de un proveedor y se opera a través de internet. Al ser un sistema ERP, puede integrar todas las áreas de una empresa, lo que permite una gestión más eficiente de los recursos y procesos empresariales. Actualmente, muchas empresas están migrando sus sistemas a la nube debido a que representa una solución flexible, escalable y altamente rentable, brindando ventajas adicionales frente a los sistemas tradicionales.

¿Cuáles son las ventajas de tener un software ERP en la nube?

• Flexibilidad: La nube ofrece el acceso remoto a la información desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
• Ahorro de costos: Optar por la modalidad Saas puede ayudar a reducir significativamente los costos asociados al sistema debido a que no es necesario invertir en hardware ni en estructura TI, lo que puede representar una gran ventaja para empresas con presupuesto limitado. Además de ser una modalidad con pago por suscripción mensual.
• Mayor seguridad: La seguridad es una preocupación importante para cualquier empresa que maneje datos confidenciales. Al migrar a la nube, las empresas pueden beneficiarse de las medidas de seguridad implementadas por los proveedores de servicios en la nube, lo que puede garantizar la protección de los datos de la empresa.
• Actualizaciones y mantenimiento: Las actualizaciones de software y el mantenimiento de la infraestructura son tareas que pueden ser costosas y requerir mucho tiempo. Al migrar a la nube, estas tareas son manejadas por el proveedor de servicios, lo que permite a la empresa concentrarse en sus operaciones principales.
• Escalabilidad: La nube permite a las empresas escalar su infraestructura. Con la capacidad de agregar recursos según sea necesario, las empresas pueden crecer sin preocuparse por la capacidad.

En XENCO, ofrecemos Safix Saas (software as a Service) desplegado mediante la nube de ORACLE, lo que nos permite asegurarnos de que nuestros clientes tengan accesibilidad y la seguridad que necesitan. Nuestra solución de pago por suscripción mensual brinda accesibilidad, posibilidad de personalizar funcionalidades, y permite a las empresas escalar su infraestructura según sus necesidades de crecimiento. Además, nos encargamos de las copias de seguridad para que los clientes no tengan que preocuparse por ello.

Si busca mejorar la gestión de su empresa de manera eficiente, rentable y segura, considere migrar a un software ERP en la nube. En XENCO, estamos listos para ayudarle en el proceso.

La implementación de un software ERP puede ser una decisión fundamental para el éxito empresarial a largo plazo. Al centralizar toda la información en un solo lugar, permite eliminar duplicidades, reducir tiempo y recursos necesarios en actividades comunes, permitiendo un enfoque en lo que realmente importa: hacer crecer el negocio. Así, un software ERP puede ayudar a las empresas a mantenerse competitivas en su industria.

A continuación, se detallan algunas de las principales razones por las cuales un Software ERP es una herramienta fundamental para el éxito empresarial:

• La integración de procesos e información en un solo sistema: En lugar de tener varios sistemas desconectados, un software ERP permite a las empresas centralizar y recopilar sus datos en una sola plataforma. Esto permite una mayor organización, visibilidad y control de las operaciones empresariales, lo que se traduce en eficiencia operativa y mejora la toma de decisiones.
• Optimización de áreas funcionales: El ERP posibilita una mayor visibilidad y optimización de muchas de las áreas funcionales de la compañía, a través de la automatización de procesos, la minimización de reprocesos y la reducción de errores humanos.
• Cumplimiento normativo: Una solución ERP posibilita el cumplimiento a nivel normativo, ya que permite presentar información a los entes que lo exigen, de manera oportuna y precisa, lo cual, reduce el riesgo de multas y sanciones.
• Mejora en la toma de decisiones: Gracias al ERP, la empresa cuenta con una mayor confiabilidad en la información procedente de sus diferentes áreas. Esto se traduce en la posibilidad de tomar decisiones empresariales más informadas y encaminadas a lograr una mejor productividad y una mayor eficiencia de la gestión dentro de la organización.

En conclusión, un software ERP puede generar numerosos beneficios para una empresa, permitiéndole aumentar su competitividad y asegurar la continuidad de sus operaciones a lo largo del tiempo. Por lo tanto, optar por la implementación de un ERP es una decisión inteligente que ofrece un alto retorno de la inversión.

En la actualidad, la gestión empresarial se ha vuelto una tarea cada vez más compleja debido a la creciente cantidad de información y procesos que deben ser controlados. En este sentido, los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) se han convertido en una herramienta imprescindible para las empresas que buscan una gestión más eficiente y efectiva de sus recursos.

Un software ERP es un sistema de gestión empresarial que integra diferentes áreas clave de una empresa. Es una herramienta que permite gestionar de manera eficiente todos los procesos operativos y actividades internas de una compañía en un mismo sistema, facilitando el flujo de datos y la automatización de tareas, lo que facilita la toma de decisiones empresariales.

El software ERP se compone de varios módulos independientes pero interconectados entre sí, cada uno dedicado a cubrir un área específica de la organización como inventario, compras, recursos humanos, entre otros. Esto permite a las empresas implementar solo los módulos que necesitan y agregar nuevos módulos a medida que el negocio evoluciona.

Los principales propósitos de un Software ERP son:

• La integración de diferentes áreas dentro de una compañía:

Por ejemplo, muchas empresas han encontrado beneficios en los productos de XENCO al controlar sus datos en una única plataforma, eliminando problemas que surgieron al adquirir diferentes sistemas de información. Entre los problemas más comunes se encontraban la pérdida de información, la realización de procesos manuales y las dificultades con informes legales, entre otros.

• La automatización de procesos/ Eliminación de procesos manuales:

XENCO ha logrado aumentar la eficiencia de las empresas clientes al ofrecer un software totalmente integrado que optimiza el rendimiento de la organización. A través de sus soluciones, ha suprimido labores manuales y procesos que generaban retrasos y errores humanos, lo que ha permitido reducir costos y aumentar la productividad.

• La mejora en la toma de decisiones:

Un software ERP al tener acceso a la información en tiempo real, proporciona una visión completa y actualizada de la situación de la empresa. En el caso de XENCO, facilita la creación de reportes automáticos que han permitido a las empresas tomar decisiones más estratégicas y acertadas sobre una base más sólida.

• El cumplimiento de requisitos legales y fiscales:

Los sistemas ERP cuentan con múltiples funcionalidades, como la emisión de facturas, reportes, y gestión de impuestos, entre otras tareas importantes para una correcta gestión legal. En este sentido, XENCO ha sido un gran aliado para las empresas, ya que garantiza el cumplimiento de la normatividad vigente, resoluciones y circulares de ley para diversas entidades reguladoras, asegurando así la tranquilidad y cumplimiento legal de las compañías.

Por todo lo anterior, un software ERP es una herramienta fundamental para las empresas en la actualidad. Si está considerando la adopción de un software ERP, es importante elegir un proveedor con experiencia y resultados probados con éxito para garantizar una solución que se adapte a sus necesidades empresariales. Con la ayuda de un software ERP, su empresa puede alcanzar nuevos niveles de eficiencia y éxito.

Existen muchas razones para buscar un software ERP pero ¿cómo saber cuál es el momento adecuado para hacerlo?  Si su negocio está experimentando alguno de los siguientes problemas, es probable que sea el momento de implementar un sistema ERP:

No cuenta con procesos integrados:  La empresa no tiene una comunicación eficiente entre las diferentes áreas y/o sistemas, lo que resulta en datos desagregados que dificultan la comprensión del negocio y la toma de decisiones empresariales. En este caso, la implementación de un sistema ERP puede ayudar a integrar los procesos y tener una visión más completa del negocio en una sola plataforma, donde se comparte información en tiempo real y de forma segura entre los diferentes departamentos.

Procesos manuales: Se encuentran realizando muchas actividades y/o procesos manuales, en los cuales se invierte mucho tiempo y ocurren errores con frecuencia. Esto puede provocar retrasos en la toma de decisiones y, como consecuencia, la ralentización de la actividad de la organización. Con un Software ERP se puede automatizar muchos de estos procesos, evitando así reprocesos y la perdida de ingresos.

Incumplimiento normativo: Tiene grandes requisitos legales y no se encuentra realizando un correcto registro y reporte ante la ley, enfrentando graves riesgos legales. En este caso, un software ERP puede ayudar a gestionar requisitos legales de manera eficiente a través de funcionalidades para la generación de reportes.

Dificultades con proveedor actual: El sistema vigente no satisface las necesidades actuales y se presentan fallas en temas de soporte especialmente, invirtiendo mucho tiempo en problemas técnicos en lugar de enfocarse en el crecimiento de la empresa. Asimismo, cuando el sistema actual es estático, es decir, no crece o no se ajusta a los nuevos requerimientos de la empresa. En este sentido, un buen proveedor ERP puede ofrecer un soporte técnico de calidad, nuevos desarrollos y un producto que tenga la capacidad de crecer al mismo ritmo que la organización.

Las decisiones se toman con base en datos incompletos o incorrectos: Si las decisiones se están tomando con incertidumbre, es probable que se estén perdiendo oportunidades importantes de crecimiento. Para esto, un software ERP permite recopilar y manejar información centralizada, lo que facilita la toma de decisiones más informadas y estratégicas.

Identificar estos problemas es el primer paso para mejorar la productividad dentro de una compañía. La implementación de un software ERP adecuado puede ayudar a enfocar los esfuerzos en el crecimiento de la empresa, al simplificar los procesos y mejorar la gestión de sus recursos. Es importante tomar en cuenta estos dolores para poder abordarlos adecuadamente y encontrar una solución que se adapte y que permita a la empresa alcanzar sus objetivos empresariales de manera eficiente y efectiva.