FAQ: Respuestas a las preguntas más frecuentes sobre ERP

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de gestión empresarial que integra diversas áreas clave como por ejemplo el área financiera, administrativa, contable y/o asistencial, permitiendo la centralización de la información. Esto facilita la automatización y la gestión eficiente de procesos como contabilidad, gestión de inventarios, recursos humanos y más, mediante módulos interconectados en un único sistema.  

Implementar un ERP proporciona varios beneficios, incluyendo la integración de procesos e información en una sola plataforma, mejora de la eficiencia operativa, optimización de procesos contables, administrativos y/u operativos, cumplimiento normativo al permitir presentar información ante los entes que lo exigen, mejor visibilidad de la información empresarial, y la capacidad de tomar decisiones más informadas y estratégicas gracias a la confiabilidad en la información procedente de sus diferentes áreas. 

Es recomendable considerar el cambio o la implementación de un ERP si el software actual limita el crecimiento empresarial o enfrenta problemas por el uso de diferentes sistemas de información y procesos manuales de digitalización de datos como la gestión de nómina, que consumen tiempo y pueden propiciar errores. Además, un ERP podría ser la solución adecuada si la empresa enfrenta desafíos para cumplir con normativas específicas o busca mejorar la colaboración entre departamentos y optimizar la toma de decisiones.  

El tiempo de implementación puede variar según varios factores. Desde el tamaño de la empresa, la complejidad de los procesos, la cantidad de módulos a implementar hasta la personalización requerida. Dependiendo de estos factores, puede tomar desde cuatro meses hasta un año, teniendo en cuenta otros aspectos como lo son la planificación, la ejecución y la gestión del proyecto por parte del equipo interno y del proveedor del ERP. 

El costo puede variar considerablemente según varios factores, incluyendo el proveedor del software, la modalidad de implementación (en la nube u on-premise), el tamaño de la empresa, la cantidad de usuarios y la necesidad de customización. Los costos pueden incluir licencias de software, capacitación de personal, mantenimiento y soporte técnico, entre otras variables. Es recomendable realizar un análisis profundo con los potenciales proveedores.  

Para lograr una implementación exitosa es fundamental considerar varios aspectos: 

• Desde el inicio del proceso, la participación de diferentes áreas clave y el respaldo de gerencia es fundamental, ya que son quienes deben especificar los requisitos y necesidades empresariales, además de brindar los recursos necesarios para la implementación.  
• Contar con una planificación detallada que incluya el cumplimiento del cronograma acordado tanto por el proveedor como por el equipo interno.  Proporcionar capacitación al personal para que puedan adaptarse y comprender el sistema.  

• Trabajar con un proveedor de ERP confiable y experimentado, que cuente con herramientas para la gestión del proyecto desde su primera etapa hasta una puesta en producción, además de canales de soporte o ayuda antes, durante y después del proyecto. 

• Resistencia al cambio: Es la resistencia parte de los colaboradores a adoptar y adaptarse a un nuevo software, esto debido a la familiaridad con sistemas anteriores o al temor a lo desconocido.
• Poco compromiso por parte de los directivos: Falta de apoyo por parte de la alta dirección en la implementación del ERP. Esto puede manifestarse en la asignación inadecuada de recursos, la falta de toma de decisiones claras o la no priorización del proyecto ERP.
• Curva de aprendizaje del nuevo sistema: Se refiere al tiempo y esfuerzo que los usuarios deben invertir para capacitarse, familiarizarse y manejar eficientemente las funcionalidades del nuevo sistema.
• Costos ocultos: Son los costos adicionales o imprevistos que pueden surgir debido a retrasos en la implementación, alta rotación de personal, poca comunicación entre las partes, entre otros. Por parte del cliente, esto puede generar reprocesos y demora en la puesta en marcha del sistema. 
• Imprevistos técnicos: Son problemas técnicos no anticipados que pueden surgir durante el proceso, como errores en la configuración del software, ineficiente comunicación cuando los usuarios informan sobre los procesos empresariales que requieren soluciones y requiere tiempo adicional para resolver.
• Alta rotación de personal: La alta rotación de colaboradores puede afectar negativamente la continuidad del proyecto y la capacidad del equipo para colaborar eficazmente durante la transición al nuevo sistema, requiriendo a menudo la capacitación repetida de nuevos empleados.
• Poca comunicación entre proveedor y cliente: Una falta de comunicación efectiva y continua entre el proveedor del ERP y el cliente puede llevar a malentendidos, expectativas no cumplidas y problemas de alineación entre lo que el cliente espera y lo que el proveedor puede proporcionar.
• Establecer claramente el alcance del proyecto: Socializar las expectativas del cliente y contrastarlas con la realidad del producto. Al tratarse de un producto intangible, es muy posible que este sea un problema recurrente y se escuchen frases como “yo pensé que…” “yo quería que…” “yo me imaginé que…”. Es por esto por lo que la clara comunicación por parte y parte ayuda a evitar malentendidos y ayuda a que las partes involucradas tengan una comprensión clara y compartida de lo que se espera lograr. 

La diferencia radica en el modelo de licenciamiento y alojamiento.  Un software en la nube se aloja en servidores externos y se accede a través de internet, ofreciendo mayor flexibilidad, escalabilidad y acceso remoto, Optar por la modalidad SaaS puede ayudar a reducir costos, ya que no se requiere invertir en hardware ni estructura de TI al desligarse de responsabilidades como realizar copias de seguridad o mantener el hardware funcionando correctamente. En cambio, un ERP on-premise se instala localmente en servidores físicos dentro de la empresa, requiriendo más recursos de personal técnico para mantenimiento del hardware, copias de seguridad y actualización.

Para elegir un ERP adecuado, hay que analizar las necesidades internas empresariales, comparar los proveedores de ERP en el mercado con experiencia en esos requerimientos específicos, considerar la integración con sistemas existentes, la personalización y la escalabilidad, pedir una demostración del software, comparar costos, buscar referencias y evaluar al proveedor.