Un nuevo año trae consigo retos y oportunidades para las empresas, especialmente en un entorno en constante evolución tecnológica. La adopción de nuevas herramientas no es solo una ventaja competitiva, sino una necesidad para afrontar los cambios del mercado y optimizar procesos.

Un software empresarial, como eje central de las operaciones, debe ser evaluado periódicamente para determinar si sigue cumpliendo con las necesidades actuales de la organización o si ha quedado desactualizado. Cambiar o actualizar tu sistema de información es una decisión estratégica clave y es un proceso que involucra los siguientes pasos:

1. Identifica las necesidades específicas de tu empresa

Antes de explorar las opciones del mercado, es crucial entender qué necesita tu organización. Realiza una evaluación interna y considera aspectos como:

• Procesos ineficientes: ¿Hay tareas manuales que ocupan demasiado tiempo y generan errores y crees que podrían automatizarse? (ejemplo el manejo de inventarios, nómina o facturación)
• Desconexión entre áreas: ¿Tu equipo enfrenta dificultades para compartir información o colaborar debido a sistemas desintegrados? Por ejemplo, si el equipo de contabilidad no recibe datos precisos de otras áreas como cuentas por cobrar o cuentas por pagar, es momento de considerar un ERP que integre toda la información en una plataforma centralizada.
• Cumplimiento legal: ¿El software actual dificulta la generación de reportes para cumplir con normativas? ¿Tienes problemas para generar reportes exigidos por la DIAN o cumplir con la resolución de los RIPS si eres del área de la salud?
• Crecimiento: ¿Tu empresa está expandiéndose y el sistema actual no puede manejar la carga adicional? (Aumento de usuarios, módulos o funcionalidades). Evalúa si tu sistema actual puede manejar esta expansión o si está limitado.
• Cambio de modelo de licenciamiento: Los sistemas de información en sitio (u On Premise) son modelos de licenciamiento costosos que requieren de hardware en sitio (servidores, aire acondicionado) además de la licencia del software para funcionar. Adicionalmente, es necesario contar con personal de TI para monitorearlo y mantenerlo en funcionamiento, además de hacer copias de seguridad periódicas de la información y mantener los datos seguros. Es por esto por lo que el software como servicio (SaaS) o en la nube, es una opción atractiva para ahorrar costos en infraestructura y delegarle ciertas responsabilidades al proveedor de software (por ejemplo, las copias de seguridad)

2. Investiga el mercado y compara proveedores

El mercado de ERP es amplio, con opciones que varían en modelos de licenciamiento (On-premise, SaaS), precios, módulos y funcionalidades por industria. Dedica tiempo a investigar:

• Módulos y funcionalidades: Evalúa que el software incluya herramientas esenciales para tu gestión, como finanzas, logística, ventas y recursos humanos, entre otros. Por ejemplo, en el sector salud, considera la integración de módulos asistenciales como historia clínica electrónica, gestión hospitalaria, gestión de glosas y programación de citas con el área financiera.
• Presupuesto: Establece un rango de inversión y descarta las opciones que excedan tu capacidad financiera. Ten en cuenta que pueden existir costos extra durante la implementación del software. Según los datos recogidos por Evaluando ERP, en América Latina, las empresas suelen prever invertir entre el 1,50 % y el 2 % de sus ingresos en proyectos de ERP al inicio del proceso de evaluación y selección. Sin embargo, es común que el presupuesto real termine siendo mayor al previsto. (Fuente: Evaluando ERP, “¿Cuál es el costo de un ERP?”)
• Reputación del proveedor: Investiga casos de éxito, opiniones de clientes y proyectos similares al tuyo que hayan implementado.

3. Pide una demostración del software antes de decidir

Solicita una demostración (demo) del ERP para evaluar su funcionalidad y adaptabilidad. Durante el demo:

• Verifica que cumpla con las necesidades de tu empresa: Prueba cómo el ERP gestiona los procesos que identificaste como prioritarios, como la facturación, gestión de inventarios o generación de reportes financieros. Esto te ayudará a determinar si la solución podría ayudarte con tus expectativas.
• Observa si puede integrarse, en el caso de que sea necesario, con otros sistemas que ya utiliza tu empresa, como CRM o plataformas de comercio electrónico.
• Involucra al equipo: Es fundamental que representantes de cada área participen en la prueba y aporten su perspectiva. Cada departamento ha identificado necesidades específicas, y su participación busca que el ERP sea funcional para toda la organización.

4. Evalúa la escalabilidad y la flexibilidad

Tu organización está en constante evolución, y el ERP debe acompañarte en ese crecimiento. Un software escalable permite agregar usuarios, módulos y funcionalidades según las necesidades futuras de tu empresa.

Por ejemplo, un ERP debe tener la capacidad de adaptarse a cambios en normativas fiscales o requerimientos del mercado sin necesidad de reemplazar el sistema. También es importante considerar si el software puede personalizarse para ajustarse a ciertos requerimientos específicos de la organización.

5. Elige un proveedor confiable y experimentado

El éxito de la implementación no depende solo del software, sino también de la gestión del proveedor y los compromisos adquiridos con él. Asegúrate de elegir un aliado con:

• Experiencia en implementaciones exitosas: Opta por un proveedor con un historial comprobado en proyectos similares, ya sea en términos de industria, tamaño o gestión operativa. Investiga casos de éxito donde hayan llevado a cabo procesos como la integración de módulos o el cumplimiento normativo.
• Diferentes modalidades de soporte técnico y de capacitación, asistencia remota o en sitio.
• Metodología de implementación estructurada: El proveedor debe contar con una metodología clara, sistemática y probada que abarque todas las etapas del proceso: desde la instalación y configuración inicial hasta la adopción del sistema por parte de los usuarios. Además, es fundamental tener en cuenta que la implementación de un ERP no es un proceso inmediato; suele extenderse a mediano o largo plazo, por lo que la planificación y el seguimiento constante son esenciales.
• Participación de áreas clave y apoyo de gerencia: Desde el inicio, los departamentos involucrados deben definir claramente sus requisitos y necesidades operativas, buscando que el ERP se ajuste a sus flujos de trabajo que el proveedor ofrezca un respaldo adecuado.            La gerencia, por su parte, debe participar y mantenerse informada sobre el desarrollo del proyecto además de comprender tanto las capacidades como las limitaciones del software. Este nivel de involucramiento busca una implementación alineada con los objetivos estratégicos de la organización.

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Un hospital público ubicado en el departamento de Risaralda, dedicado a la prestación de servicios integrales de salud de baja y mediana complejidad, ha transformado su operación y mejorado la calidad de atención a sus pacientes gracias a la implementación de nuestro sistema de información ERP SAFIX. Durante siete años, esta solución ha sido una herramienta fundamental para integrar sus áreas administrativas y asistenciales, centralizar información clave y optimizar procesos operativos en la atención al paciente.

El hospital enfrentaba dificultades relacionadas con la fragmentación de la información, lo que dificultaba la comunicación entre diferentes departamentos como contabilidad, facturación y control de pacientes atendidos. Esto impactaba directamente en la eficiencia administrativa y en la calidad del servicio brindado, generando demoras en la atención y costos adicionales. Estas ineficiencias no solo afectaban la experiencia de los pacientes, sino también la capacidad del hospital para tomar decisiones informadas y oportunas.

Nuestro sistema de información permitió al hospital abordar este problema de manera integral, consolidando la información administrativa, contable y asistencial en una única plataforma, fortaleciendo la calidad de los datos provenientes de estas áreas y automatizando procesos clave desde la asignación de citas hasta la atención. Esto resultó en una operación más ágil, precisa y alineada con las normativas del sector salud.

Al implementar nuestro software ERP SAFIX, el hospital ha logrado:

Centralización de la información: El sistema consolidó datos de áreas clave como facturación, control de pacientes, inventarios y contabilidad en una única plataforma. Esto proporcionó una visión integral de la operación hospitalaria, mejorando la coordinación entre departamentos y facilitando la toma de decisiones estratégicas.

Automatización de procesos: Gracias a la integración, se disminuyeron las tareas manuales y repetitivas, reduciendo errores humanos, por ejemplo, en registros y facturación, logrando una reducción considerable de costos operativos, como en citas asistidas y la facturación de estas. Asimismo, los procesos de generación de reportes relacionados con la ocupación hospitalaria, costos operativos, facturación y cobro se volvieron más precisos.

Disminución en el tiempo de espera: La automatización de los procesos de asignación de citas, admisiones y diligenciamiento de la historia clínica redujo los tiempos de espera para los pacientes, mejorando su experiencia y satisfacción general.

Historial clínico electrónico: El sistema facilitó el acceso a la información médica del paciente desde el diligenciamiento, mejorando la calidad de los datos hasta la entrega al paciente de su atención.

Cumplimiento normativo: El hospital cumplió con normativas sectoriales esenciales, como las Resoluciones 3280, 2193 y 256, además de circulares clave como la 030, 1604, 009 y 014. Además, cumple con todas las normas exigidas por la Ley 100 y la Historia Clínica, así como con estándares internacionales como HL7 y XML.

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