¿Cuándo considerar la búsqueda de un software en la nube?

La adopción de un sistema de información en la nube puede ser la respuesta a muchos de los desafíos que enfrentan las empresas en su día a día. Este cambio tecnológico permite gestionar datos y procesos de manera más eficiente, ofreciendo beneficios como escalabilidad, acceso remoto y optimización de costos. A continuación, se presentan los puntos clave para guiar está decisión y abordar los principales retos de una organización.

• ¿El sistema actual limita el crecimiento empresarial?

El primer paso para determinar si una organización puede beneficiarse de un software en la nube es identificar qué problemas necesita resolver. Si busca mayor escalabilidad, optimizar costos, mejorar la seguridad de los datos o facilitar el acceso remoto, un software en la nube (SaaS) puede ser una solución adecuada.

Además, es importante evaluar si el sistema actual está limitando el crecimiento de la empresa. Por ejemplo, esto puede ocurrir cuando no es posible aumentar el número de usuarios, el almacenamiento o agregar módulos adicionales sin que se presenten interrupciones.

• Revisar el estado de la infraestructura tecnológica actual

 Es necesario analizar la infraestructura tecnológica existente en la organización. Si actualmente hay dificultad para la administración de la infraestructura o los servidores están próximos a ser renovados, es posible que se enfrenten altos costos de mantenimiento de hardware y que el equipo de TI esté demasiado enfocado en tareas de manejo, mantenimiento y reparación de infraestructura.

Un sistema en la nube reduce (incluso elimina) la necesidad de contar con servidores y espacio físico dedicado, además de ahorrar costos asociados con mantenimiento, energía (servidores y sistemas de refrigeración) y tiempo del personal de TI. Las grandes, medianas y pequeñas empresas (pymes) pueden beneficiarse significativamente de estas herramientas, ya que permiten acceder a tecnologías avanzadas sin necesidad de grandes inversiones iniciales.

Para la nube, lo único que se necesita en cuanto a infraestructura es una conexión estable a internet y un computador.

Uno de los grandes beneficios de los sistemas en la nube es que suelen operar bajo un modelo de pago por suscripción mensual o anual, lo que evita costos elevados por infraestructura y mantenimiento. Es crucial determinar si el presupuesto permite este tipo de inversiones recurrentes y comparar los costos frente a los beneficios que podría traer para la empresa.

• ¿Seguridad de la información?

Si la protección de la información es una preocupación, la nube puede ofrecer tranquilidad. Algunos proveedores de software cumplen con estándares internacionales de seguridad, como la certificación ISO 27001. Además, suelen ofrecer copias automáticas de la información, protección frente a amenazas como ciberataques o pérdida de datos, y planes de recuperación ante desastres.

Es importante investigar si el proveedor considerado cuenta con auditorías de seguridad periódicas y cumple con normativas internacionales o locales relacionadas con la protección de datos y la seguridad de la información.

A tener en cuenta.

La adopción de un sistema en la nube (SaaS) no solo implica un cambio tecnológico, sino también cultural. Es fundamental que los colaboradores estén dispuestos a adaptarse y recibir capacitación para usar la nueva herramienta. Si el equipo tiene una mentalidad abierta hacia la innovación, la transición será más fluida. Además, es importante verificar si el proveedor del sistema ofrece capacitación inicial y diferentes modalidades de soporte (remoto y presencial) continuo para los usuarios. 

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