PRODUCTOS

SAFIX

Nuestro portafolio de productos está respaldado con más de 19 años de experiencia en la industria de TI, lo que nos califica como un proveedor de software serio, comprometido con la innovación y calidad en los productos que desarrollamos y en nuestro proceso de implementación .

Permite registrar y controlar la correspondencia de la entidad, automatizando el proceso de archivo y documentos, a partir del momento en que se crea, se responde, se archiva y se posterior destruyen (en algunos casos) los documentos. Permite, también, hacer el seguimiento de todas las acciones que los funcionarios de la entidad realizan sobre cada documento.

Generalidades:

  • El sistema permite definir cualquier tipo de documento y su posterior registro. 
  • Se encuentra integrado con los módulos de Talento Humano, Bienes Inmuebles y Sistema Jurídico.
  • Maneja números de radicado independientes y automáticos para cada tipo de documento si se requiere.
  • Para cada documento maneja la siguiente información: número y fecha de radicado, fecha del documento, destinatario (empresa y persona), remitente(empresa y persona), asunto, contenido, fecha tentativa de respuesta, número del radicado externo, personas a las que se les envía copia, proyecto al que pertenece, empleado que lo radicó, fecha en la que se debe destruir, fecha en la que se debe inactivar, cantidad de anexos.
  • Posee procesos para determinar documentos a destruir y documentos que pasan al archivo de inactivos.
  • Permite llevar un registro de los libros que la entidad presta y consultar por empleado los libros que no han sido devueltos aún.
  • Permite llevar registro de actas y resoluciones de la entidad.
  • Permite crear la estructura del archivador de la compañía para hacer un control posterior del lugar donde cada documento se encuentra archivado.
  • Permite radicar los documentos recibidos de otras entidades o de personas. También se radican los planos y los libros contables o de nómina de la entidad, los cuales son llevados al archivo al finalizar cada año.
  • Posee una herramienta donde cada empleado puede enviar correspondencia interna y externa o consultar y controlar los documentos pendientes por respuesta, los documentos enviados y los recibidos.
  • El sistema está implementado con alertas que le avisan a cada empleado qué documentos le han llegado y cuales están pendientes por respuesta.
  • Para cada documento controla: quienes lo han visto, quien o quienes debían responderlo y delegaron la responsabilidad, y finalmente, quien lo respondió (con los nombres de los empleados fechas y horas respectivas de cada acción realizada sobre el documento).
  • Permite el registro de prestamos de carpetas y documentos y su posterior retorno al archivo.
  • A través de la forma de consulta de documentos el usuario puede visualizar la información detallada de los documentos y hacer consultas por tipo, fecha remitente, lugar de archivo, etc.  Además, permite asignar el lugar del archivo a aquellos documentos que aún no han sido archivados.

Reportes:

  • Formato de correspondencia enviada.
  • Formato de actas, memorandos y circulares.
  • Formato de resoluciones
  • Documentos por fuera del archivo.
  • Documentos pendientes por respuesta.
  • Documentos y/o carpetas en poder de un empleado.
  • Documentos que deben ser destruidos o que pasan al archivo de inactivos

Estos son algunos de nuestros servicios